Kun taloyhtiö joutui huijarin kynsiin

Yksi vuoden 2013 opettavaisimmista teksteistä ilmestyi Kauppalehdessä. Teksti sisältää useita kuulemiani luuloja ja puutteita: ”...kysyimme isännöitsijältä, ja hän sanoi että... ”, selitykset virheistä, tilitapahtumien ja tositteiden säännölliset tarkastamiskäytännöt (niiden puute), tarkentavat tilintarkastushuomautukset pimitetään hallitukselta koska käytännöt tilintarkastuksissa eivät ole selvillä yms.

Kun taloyhtiö joutui huijarin kynsiin

(Olen koostanut lyhenteen alkuperäisestä. Laitan keskeiset osat tähän sillä kokemukseni mukaan linkit "muuttuvat" parissa vuodessa. Koko tekstin löydät netistä otsikolla tai lopussa olevalla linkillä)

”Luottamus pelasi eikä erimielisyyksiä asioiden hoidosta ollut helsinkiläisen taloyhtiön ja sen isännöitsijän välillä, kunnes toukokuussa poliisilta tullut soitto paljasti laajan huijausvyyhden. Ilmeni, että isännöitsijänä toimineen huijarin jäljiltä oli kateissa isot summat rahaa.

Nelisen vuotta sitten taloyhtiö oli päättänyt etsiä uuden isännöitsijän. Yhteistyö taloyhtiön ja uuden isännöitsijän välillä pyörähti hyvin käyntiin. ”Tarkistin laskut ja kaikki näytti olevan ok, kunnes kerran huomasin, että tililtä oli siirtynyt huomattava summa rahaa. Huomautin asiasta ja kysyin, mitä tämä on. Ai saakeli, isännöitsijä sanoi, ja kertoi, että on tapahtunut virhe, joka pitää pitääkin heti korjata.”

Isännöitsijä maksoi summan takaisin kahdessa erässä korkojen kera. Vuosien ajan taloyhtiö sai kansainvälisessä yhtiössä työskentelevältä KHT-tilintarkastajalta moitteettoman tilintarkastuskertomuksen. Se viestitti osaltaan yhtiölle siitä, että asiat olivat kunnossa. Tosiasiassa asiat eivät kuitenkaan olleet kunnossa.

Jonkin ajan jälkeen ilmi tuli toinenkin tapaus. Kyse oli tuhansien eurojen epäselvästä nostotapahtumasta yhtiön tililtä. ”Havaitsin ruutupaperille merkityn ottotapahtuman ilman selitystä ja kysyin, että mikä tämä on. Isännöitsijä sanoi, että kyse on virheestä, joka korjataan ensi tilassa.”

Helsinkiläisessä taloyhtiössä viimeisin isännöitsijän rahankäyttöön liittyvä epäselvyys paljastui viime keväänä. Tilinpidosta ilmeni, että yhtiöltä uupui mittavat saatavat. Asia kävi ilmi ajankohtana, jolloin toukokuun yhtiökokous oli jo ovella ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja kovisteli asiasta isännöitsijää. ”Hoidimme asian yhtiökokouksessa. Isännöitsijä selvitti asiaa kokoukselle.”

Kohta yhtiökokouksen jälkeen poliisi soitti samaa isännöitsijää käyttävään naapuritaloyhtiöön. Poliisi kysyi, onko yhtiössä isännöitsijän jäljiltä epäselvyyksiä. Alkoi naapuritaloyhtiöiden puheenjohtajien selvitystyö, joka johti ilmoitukseen poliisille.

”Kun aloimme itse selvittää asioita, tuli tilintarkastajalta yhtäkkiä kolme pöytäkirjaa kolmelta vuodelta. Selvisi, että tilintarkastajan huomiot olivat jääneet vuosien ajan pimentoon taloyhtiön hallitukselta. Tilintarkastaja oli havainnut puutteita ja pyytänyt selvityksiä. Tilintarkastajan selvityspyynnöt oli tarkoitettu hallitukselle ja isännöitsijälle, mutteivät tulleet hallituksen tietoon. Nämä isännöitsijä oli pimittänyt.

”Käytäntö tilintarkastusyhtiöissä on ollut se, että varsinaisen tilintarkastuspöytäkirjan yhteydessä on toimitettu tarkastuskertomuksen kanssa tarkentavia pöytäkirjoja, jotka isännöitsijän on pitänyt antaa hallitukselle. Tällainen tapa on ja sehän on ollut aika huono tapa”, sanoo taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja.

”Jos olisimme saaneet sen ensimmäisen vuoden pöytäkirjan, tämä olisi loppunut siihen. Mutta isännöitsijä pystyi neljän vuoden ajan jatkamaan toimintaansa. Minusta tilintarkastajan toiminta on ollut vajavaista, vaikka se on noudattanut yleistä käytäntöä.”

Rahaepäselvyyksien seurauksena taloyhtiössä on jouduttu keräämään ylimääräinen yhtiövastike. Isännöitsijän omaisuutta on määrätty hukkaamiskieltoon. Asian esitutkinta on juuri valmistunut. Selvityksissä on ilmennyt, että isännöitsijä oli aikaisemmin tuomittu törkeästä kavalluksesta.

Teksti sisältää lisäksi Kiinteistöliiton antamia ohjeita ja ”vinkkejä”
Suomen Kiinteistöliiton päälakimies Jenni Hupli huomauttaa, että on monia seikkoja, joilla mahdollisia väärinkäytöksiä voidaan taloyhtiössä taklata ennakkoon. Tärkeintä on, että taloyhtiössä ollaan selvillä tehtävä- ja toimivaltakysymyksistä. Hupli vinkkaa taloyhtiöiden hallituksia kiinnittämään huomiota esimerkiksi isännöintisopimuksen sisältöön, kaupparekisteritietojen ajantasaisuuteen, yhtiön tilinkäyttövaltuuksiin, taloustilanteen seurantaan ja yhtiön velvoitteiden tuntemiseen. ”Yhtiön taloudellinen tilanne on hyvä käydä säännöllisesti kokouksissa läpi”, Hupli sanoo. ”Tositteet kannattaa käydä läpi pari kertaa vuodessa välilaskelman ja välitaseen läpikäynnin yhteydessä.”

Nämä haltuun, hallitus

Päälakimies Jenni Hupli Suomen Kiinteistöliitosta listasi vinkkejä siitä, miten taloyhtiön hallituksen tulisi toimia:

Työnjako selväksi. Olkaa tarkkoja, mitkä ovat yhtiön eri toimielinten - yhtiökokouksen, hallituksen ja isännöitsijän - toimivallan rajat. Kun työnjako on selvillä, vältytään mahdollisilta toimivallan ylitysepäilyiltä.

Tuntekaa isännöintisopimuksen sisältö. Isännöitsijän tehtävät määrää laki ja yhdessä solmittu isännöintisopimus. Kaikkien on syytä tietää, mitä on sovittu.

Varmista vastuuvakuutus. Hallituksen kannattaa sopimuksessa edellyttää isännöitsijältä vastuuvakuutuksen ottamista sekä vaatia sopimussuhteen aikana vakuutusta ja sen voimassapitämistä.

Taloustilanteen seuranta joka kokouksen esityslistalle. Yhtiön tositteet sekä välitase ja -laskelma kannattaa käydä läpi pari kertaa vuodessa.

Hankinnat harkitusti ja huolella. Taloyhtiön hallituksen kannattaa osata palvelujen ostamisen perusteet, koska palveluskustannusten osuus hoitovastikkeesta on suuri.

Kokoontukaa tarpeenmukaisesti. Hallituksen kokoontuminen 4-6 kertaa vuodessa on ok, useamminkin, jos yhtiössä on korjaushanke käynnissä.

Yhtiön velvoitteet selville. Hallituksen kannattaa tuntea yhtiön tekemät sopimukset ja seurata, että yhtiön maksut sopimuskumppaneille vastaavat sovittua.

Valtuutukset yksilöidysti. Jos isännöitsijä valtuutetaan jonkin toimen hoitamiseen valtakirjalla, kannattaa valtuutus yksilöidä tarvittavassa laajuudessa.

Kaupparekisteritiedot ajan tasalle: kun hallituksen jäsen tai isännöitsijä vaihtuu, tieto kannattaa rekisteröidä heti kaupparekisteriin. Kolmas osapuoli voi luottaa kaupparekisterin tietoihin.

Kuka käyttää tilejä? Hallituksen kannattaa miettiä, onko tilinkäyttövaltuudet tarkoituksenmukaiset. Jos rahankäytössä ilmenee väärinkäytöksiä, poistakaa valtuudet kiireesti.

Isännöitsijä hallituksen pj:na: onko tällainen roolitus tarkoituksenmukainen? Esimerkiksi pienissä taloyhtiöissä tämä ei ole harvinaista. Yhtiöjärjestyksen määrätessä tai osakkaiden suostuessa, tällainen on juridisesti mahdollista.

Tilaajavastuulain velvoitteet seurantaan.  Edellyttäkää isännöitsijältä liittymistä Tilaajavastuu.fi-palveluun. Palvelusta taloyhtiö voi maksutta tarkistaa, että isännöitsijä on täyttänyt lainmukaiset velvoitteensa asianmukaisesti. Tilaajavastuulailla torjutaan harmaata taloutta.

Lähde: Päälakimies Jenni Hupli, Suomen Kiinteistöliitto.

Juttu on julkaistu Kauppalehden Oma raha -sivuilla perjantaina 29.11.2013.

http://www.kauppalehti.fi/omaraha/kun+taloyhtio+joutui+huijarin+kynsiin/201311577167?utm_source=iltalehti.fi&utm_medium=boksi&utm_content=Versio1&utm_campaign=Boksi3