Yksi vuoden 2013 opettavaisimmista teksteistä
ilmestyi Kauppalehdessä. Teksti sisältää useita kuulemiani luuloja ja puutteita:
”...kysyimme isännöitsijältä, ja hän sanoi että... ”, selitykset virheistä, tilitapahtumien
ja tositteiden säännölliset tarkastamiskäytännöt (niiden puute), tarkentavat
tilintarkastushuomautukset pimitetään hallitukselta koska käytännöt
tilintarkastuksissa eivät ole selvillä yms.
Kun taloyhtiö
joutui huijarin kynsiin
(Olen
koostanut lyhenteen alkuperäisestä. Laitan keskeiset osat tähän sillä kokemukseni mukaan linkit "muuttuvat" parissa vuodessa. Koko tekstin löydät netistä otsikolla
tai lopussa olevalla linkillä)
”Luottamus
pelasi eikä erimielisyyksiä asioiden hoidosta ollut helsinkiläisen taloyhtiön
ja sen isännöitsijän välillä, kunnes toukokuussa poliisilta tullut soitto
paljasti laajan huijausvyyhden. Ilmeni, että isännöitsijänä
toimineen huijarin jäljiltä oli kateissa isot summat rahaa.
Nelisen vuotta sitten taloyhtiö oli
päättänyt etsiä uuden isännöitsijän. Yhteistyö taloyhtiön ja uuden
isännöitsijän välillä pyörähti hyvin käyntiin. ”Tarkistin laskut ja kaikki
näytti olevan ok, kunnes kerran huomasin, että tililtä oli siirtynyt huomattava
summa rahaa. Huomautin asiasta ja kysyin, mitä tämä on. Ai saakeli,
isännöitsijä sanoi, ja kertoi, että on tapahtunut virhe, joka pitää pitääkin
heti korjata.”
Isännöitsijä maksoi summan
takaisin kahdessa erässä korkojen kera. Vuosien ajan taloyhtiö sai
kansainvälisessä yhtiössä työskentelevältä KHT-tilintarkastajalta moitteettoman
tilintarkastuskertomuksen. Se viestitti osaltaan yhtiölle siitä, että asiat
olivat kunnossa. Tosiasiassa asiat eivät kuitenkaan olleet kunnossa.
Jonkin ajan jälkeen ilmi tuli
toinenkin tapaus. Kyse oli tuhansien eurojen epäselvästä nostotapahtumasta
yhtiön tililtä. ”Havaitsin ruutupaperille merkityn ottotapahtuman ilman
selitystä ja kysyin, että mikä tämä on. Isännöitsijä sanoi, että kyse on
virheestä, joka korjataan ensi tilassa.”
Helsinkiläisessä taloyhtiössä
viimeisin isännöitsijän rahankäyttöön liittyvä epäselvyys paljastui viime
keväänä. Tilinpidosta ilmeni, että yhtiöltä uupui mittavat saatavat. Asia kävi
ilmi ajankohtana, jolloin toukokuun yhtiökokous oli jo ovella ja taloyhtiön
hallituksen puheenjohtaja kovisteli asiasta isännöitsijää. ”Hoidimme asian
yhtiökokouksessa. Isännöitsijä selvitti asiaa kokoukselle.”
Kohta yhtiökokouksen jälkeen
poliisi soitti samaa isännöitsijää käyttävään naapuritaloyhtiöön. Poliisi
kysyi, onko yhtiössä isännöitsijän jäljiltä epäselvyyksiä. Alkoi
naapuritaloyhtiöiden puheenjohtajien selvitystyö, joka johti ilmoitukseen poliisille.
”Kun aloimme itse selvittää
asioita, tuli tilintarkastajalta yhtäkkiä kolme pöytäkirjaa kolmelta vuodelta. Selvisi,
että tilintarkastajan huomiot olivat jääneet vuosien ajan pimentoon taloyhtiön
hallitukselta. Tilintarkastaja oli havainnut puutteita ja pyytänyt selvityksiä.
Tilintarkastajan selvityspyynnöt oli tarkoitettu hallitukselle ja
isännöitsijälle, mutteivät tulleet hallituksen tietoon. Nämä isännöitsijä oli
pimittänyt.
”Käytäntö tilintarkastusyhtiöissä
on ollut se, että varsinaisen tilintarkastuspöytäkirjan yhteydessä
on toimitettu tarkastuskertomuksen kanssa tarkentavia pöytäkirjoja, jotka
isännöitsijän on pitänyt antaa hallitukselle. Tällainen tapa on ja sehän
on ollut aika huono tapa”, sanoo taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja.
”Jos olisimme saaneet sen
ensimmäisen vuoden pöytäkirjan, tämä olisi loppunut siihen. Mutta isännöitsijä
pystyi neljän vuoden ajan jatkamaan toimintaansa. Minusta tilintarkastajan
toiminta on ollut vajavaista, vaikka se on noudattanut yleistä käytäntöä.”
Rahaepäselvyyksien seurauksena
taloyhtiössä on jouduttu keräämään ylimääräinen yhtiövastike. Isännöitsijän
omaisuutta on määrätty hukkaamiskieltoon. Asian esitutkinta on juuri
valmistunut. Selvityksissä on ilmennyt, että isännöitsijä oli aikaisemmin
tuomittu törkeästä kavalluksesta.
Teksti
sisältää lisäksi Kiinteistöliiton antamia ohjeita ja ”vinkkejä”
Suomen Kiinteistöliiton
päälakimies Jenni Hupli huomauttaa, että on monia
seikkoja, joilla mahdollisia väärinkäytöksiä voidaan taloyhtiössä taklata ennakkoon.
Tärkeintä on, että taloyhtiössä ollaan selvillä tehtävä- ja
toimivaltakysymyksistä. Hupli vinkkaa taloyhtiöiden hallituksia
kiinnittämään huomiota esimerkiksi isännöintisopimuksen sisältöön,
kaupparekisteritietojen ajantasaisuuteen, yhtiön tilinkäyttövaltuuksiin,
taloustilanteen seurantaan ja yhtiön velvoitteiden tuntemiseen. ”Yhtiön taloudellinen tilanne on
hyvä käydä säännöllisesti kokouksissa läpi”, Hupli sanoo. ”Tositteet kannattaa käydä läpi
pari kertaa vuodessa välilaskelman ja välitaseen läpikäynnin yhteydessä.”
Nämä haltuun, hallitus
Päälakimies Jenni Hupli Suomen
Kiinteistöliitosta listasi vinkkejä siitä, miten taloyhtiön hallituksen tulisi
toimia:
Työnjako selväksi. Olkaa
tarkkoja, mitkä ovat yhtiön eri toimielinten - yhtiökokouksen, hallituksen ja
isännöitsijän - toimivallan rajat. Kun työnjako on selvillä, vältytään
mahdollisilta toimivallan ylitysepäilyiltä.
Tuntekaa
isännöintisopimuksen sisältö. Isännöitsijän
tehtävät määrää laki ja yhdessä solmittu isännöintisopimus. Kaikkien on syytä
tietää, mitä on sovittu.
Varmista vastuuvakuutus. Hallituksen
kannattaa sopimuksessa edellyttää isännöitsijältä vastuuvakuutuksen ottamista
sekä vaatia sopimussuhteen aikana vakuutusta ja sen voimassapitämistä.
Taloustilanteen seuranta
joka kokouksen esityslistalle. Yhtiön tositteet sekä välitase
ja -laskelma kannattaa käydä läpi pari kertaa vuodessa.
Hankinnat harkitusti ja
huolella. Taloyhtiön hallituksen kannattaa osata palvelujen
ostamisen perusteet, koska palveluskustannusten osuus hoitovastikkeesta on
suuri.
Kokoontukaa
tarpeenmukaisesti. Hallituksen kokoontuminen 4-6 kertaa vuodessa on
ok, useamminkin, jos yhtiössä on korjaushanke käynnissä.
Yhtiön velvoitteet
selville. Hallituksen kannattaa tuntea yhtiön tekemät
sopimukset ja seurata, että yhtiön maksut sopimuskumppaneille vastaavat
sovittua.
Valtuutukset yksilöidysti. Jos
isännöitsijä valtuutetaan jonkin toimen hoitamiseen valtakirjalla, kannattaa
valtuutus yksilöidä tarvittavassa laajuudessa.
Kaupparekisteritiedot ajan
tasalle: kun hallituksen jäsen tai isännöitsijä vaihtuu,
tieto kannattaa rekisteröidä heti kaupparekisteriin. Kolmas osapuoli voi
luottaa kaupparekisterin tietoihin.
Kuka käyttää tilejä? Hallituksen
kannattaa miettiä, onko tilinkäyttövaltuudet tarkoituksenmukaiset. Jos
rahankäytössä ilmenee väärinkäytöksiä, poistakaa valtuudet kiireesti.
Isännöitsijä hallituksen
pj:na: onko tällainen roolitus tarkoituksenmukainen?
Esimerkiksi pienissä taloyhtiöissä tämä ei ole harvinaista. Yhtiöjärjestyksen
määrätessä tai osakkaiden suostuessa, tällainen on juridisesti mahdollista.
Tilaajavastuulain
velvoitteet seurantaan. Edellyttäkää isännöitsijältä liittymistä
Tilaajavastuu.fi-palveluun. Palvelusta taloyhtiö voi maksutta tarkistaa, että
isännöitsijä on täyttänyt lainmukaiset velvoitteensa asianmukaisesti.
Tilaajavastuulailla torjutaan harmaata taloutta.
Lähde: Päälakimies Jenni Hupli,
Suomen Kiinteistöliitto.
Juttu on julkaistu Kauppalehden
Oma raha -sivuilla perjantaina 29.11.2013.
http://www.kauppalehti.fi/omaraha/kun+taloyhtio+joutui+huijarin+kynsiin/201311577167?utm_source=iltalehti.fi&utm_medium=boksi&utm_content=Versio1&utm_campaign=Boksi3