Asetan tämän ohjeitteni ykköskaartiin. Taloyhtiö säästi ison summan, kun puuttui valvonnan laiminlyönteihin, työvirheisiin ja lisälaskutusongelmiin. Tässä annetaan paljon kokemuspohjaisia ohjeita.
Teksti on julkaistu Kiinteistöklubin http://www.kiinteistoklubi.com/ sivustolla vesi ja viemäri -linkin alla. "Vähältä piti, ettei tullut ylihinnoiteltu putkiremontti" http://www.kiinteistoklubi.com/vesi-ja-viemaeri/113-yleistae4/641-vaehaeltae-piti-ettei-tullut-ylihinnoiteltu-putkiremontti
Uusi puheenjohtaja antaa tapauksestaan huomiolistan, josta osan luetteloin alla.
Valvonta:
- Valvojan työn sisältö ja toimintatavat kirjattava konkreettisesti. Ellei työn sisältöä ole riittävän yksityiskohtaisesti määritelty, esimerkiksi miten reagoidaan työsuoritusten puutteisiin tai muuhun, silloin syntyy edellytykset valvojan välinpitämättömälle toiminnalle. Näin myös hallituksen jäsenenä tietäisi paremmin, mitä pitää huomioida valvojan työtä ja toimintaa tarkastettaessa.
- Erottaisin valvojan ja suunnittelijan tehtävät eri henkilöille. Silloin kun niitä hoitaa sama henkilö, hän pystyy valvojana luovimaan ja selittämään työsuunnitelmissa olevia virheitä itselleen parhain päin,
- Valvoja ei tiennyt alun alkaenkaan, minkälaisia toiveita asukkaille on remontin suhteen. Niistä pitäisi sopia ja kirjata asiat selkeästi papereihin.
- Huomiota kannattaa kiinnittää valvojan valintaan ja olla ehdottomasti yhteydessä muihin taloyhtiöihin joissa valvoja on toiminut.
- Valvojan työn laskutusperusteista puheenjohtaja myöntää virheeksi sen, että heidän remontissaan valvoja laskutti viikkoperusteisesti. Parempi olisi ollut käyntiperusteinen laskutus. Kun valvonta on käyntiperusteista, silloin syntyy dokumentteja siitä, milloin valvoja on käynyt ja pöytäkirjoja, joihin tehdyt havainnot kirjataan.
Tiedonkulku:
- Osakkaille ei oltu jaettu ennen urakan alkua hyvityshintoja, minkä vuoksi kaikki osakkaat eivät tienneet paljonko heidän kuuluu saada hyvitystä esim. vaihtaessaan urakkaan kuuluvan hanan tai wc-istuimen toiseen.
- Tiedonkulusta on kuitenkin huolehdittava ja pyrittävä toimintatapoihin, joissa tieto kulkee riittävän hyvin osakkaiden ja urakoitsijoiden sekä valvojan kesken.
Hallitus:
- Maksuliikenne ja dokumentointi tiukkaan tarkasteluun
- Pöytäkirjat, niiden sisällöt, kirjaamistavat ja ylipäänsä dokumentaation merkitys nousee puheenjohtajan näkemyksen mukaan jälkipyykin pesemisen kannalta erittäin tärkeään asemaan.
- On syytä olla huolellinen ja kontrolloida kaikkea kirjallista dokumentointia. Tärkeintä taloyhtiön kannalta on, että se saa järjestelmällisesti tietoa työvaiheiden etenemisestä. Hallituksen täytyy saada jokaisesta työmaapäiväkirjasta oma kappaleensa, puheenjohtaja muistuttaa.
- Lisäksi olisi hyvä, jos tiettyjen työvaiheiden valmistumistuttua myös hallitus tekee työmaalla katselmoinnin, eikä jätä sitä ainoastaan valvojan varaan. Katselmoinnissa tarkistettaisiin, onko työt tehty, kuten sovittu, ovatko ne valmiita ja voidaanko seuraava maksuerä maksaa, puheenjohtaja jatkaa neuvojaan.
- Urakoitsija oli useammankin kerran ilmoittanut, työvaiheiden olleen valmiit ja esittänyt maksuerän maksettavaksi. Todellisuudessa ne eivät olleet, vaikka valvoja oli laskut jo hyväksynyt ja hyväksytti laskut myös hallituksella.
Lisätyöt:
- Hän kehottaa tiukkaan valvontaan myös lisätöiden määrittelemisessä ja niiden laskutuksessa.
- Urakkaan kuulumattomia lisätöitä koskevat laskut pitäisi saada etukäteen niin, että hallituksen jäsenet ja taloyhtiön kuittitarkastusta hoitava henkilö voivat ne yhdessä tarkistaa ennen sitä työmaakokousta jossa ne on tarkoitus hyväksyä.
-Jo urakkaneuvotteluissa on hyvin tärkeää huolehtia siitä, että papereissa on selkeästi määritelty, mitkä työt eivät kuulu urakkahintaan ja toisaalta, mitkä ovat lisätöiden laskutusperusteet. Tässä urakassa oli sovittu, että seinien suoristaminen kahteen senttimetriin saakka kuuluu urakkaan, muu on lisätyötä.
- Lisätyöt ovat helposti rahastuskeino, ellei sopimuksissa ole määritelty, miten lisätöiden tarve todetaan ja mitä ne koskevat. Jälkikäteen on enää vaikea todistaa, onko seinien suoristamiseen tässä mitassa ollut tarvetta.
- Kuittien tarkastaminen, laskujen maksun kontrollointi ja työmaakatselmukset siitä, mitä ollaan maksamassa - tässä myös puheenjohtajan neuvoja prosessin kontrolloimisessa.
Isännöitsijä:
- Isännöitsijä puhaltamaan yhteiseen hiileen.
- Puheenjohtaja harmittelee sitäkin, ettei isännöitsijästä ollut heidän tapauksessaan hallitukselle minkäänlaista apua, eikä tukea ongelmien ilmaannuttua.
- Isännöitsijä laittoi laskun maksuun ja osaltaan hankaloitti jatkotoimia. Kun maksu on maksettu, sehän voidaan tulkita indikaatioksi siitä, että asia on hyväksytty.
Remontin valvonnan osalta prosessi on puheenjohtajan mukaan vielä kesken. Taloyhtiö on esittänyt neuvotteluita valvojan remontin aikaisesta toiminnasta ja siinä havaituista vakavista puutteista ja laiminlyönneistä.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti